Rapport Sebagai Fondasi Interaksi

Sebagai makhluk sosial, akan ada banyak keperluan kita yang melibatkan pihak lain di dalamnya, kita bekerja bersama rekan kerja, menjalani kehidupan bertetangga, berinteraksi di tempat umum atau apa pun aktivitasnya.

Entah apa pun profesi yang Anda jalani, sebagai sales, Coach, dokter, perawat, guru atau apa pun, selama Anda menjalani profesi itu bersama peradaban bermasyarakat maka akan selalu ada aktivitas komunikasi di dalamnya, selalu ada proses dimana Anda perlu menyampaikan dan menerima pesan untuk bisa menjalani aktivitas itu dengan lebih efektif.

Sesederhana itu, komunikasi adalah soal menyampaikan dan menerima pesan.

Sebagaimana salah satu NLP Presupposition berbunyi: ‘Makna komunikasi adalah respon yang didapat’, maka disinilah kita mempelajari NLP untuk bisa menghasilkan respon yang sesuai dengan peruntukkan tujuan komunikasi kita.

Kualitas komunikasi dinilai dari respon yang kita peroleh, jika kita sebatas menyampaikan pesan apakah teman bicara kita (bukan ‘lawan bicara’ lho ya, hati-hati dengan penggunaan kata-kata) bisa memahaminya, jika kita meminta atau memerlukan sesuatu apakah teman bicara kita bersedia memberikannya, jika respon dari teman bicara kita sesuai dengan tujuan komunikasi yang kita peruntukkan maka itulah yang kita katakan sebagai respon positif.

Untuk itu, pertama-tama kita perlu memahami bahwa seseorang merespon positif pesan kita karena:

• Mereka merespon informasi itu karena memang itulah tugasnya, misalnya saja Anda meminta seorang pelayan restoran membereskan meja yang Anda tempati, memang itulah tugasnya dan mereka memang mendapatkan manfaat (imbalan) dari pihak yang menugaskan mereka untuk itu.

• Mereka merespon informasi itu karena tidak ada ruginya meresponnya, misalnya saja Anda sedang ingin mengambil suatu barang di toko namun Anda tidak sampai menjangkaunya, Anda lalu meminta tolong pada seseorang yang lebih tinggi dari Anda dan ia melakukannya karena memang hal itu tidak merugikannya dan tidak membutuhkan upaya yang menyulitkan baginya.

• Mereka merespon informasi itu karena terpaksa, yang terbagi menjadi tiga: (1) Ada intimidasi atau ancaman yang membuat mereka terpaksa melakukannya, (2) Ada rasa kasihan jika mereka tidak memenuhinya dan (3) Ada rasa segan/tidak enak jika mereka tidak memenuhinya.

• Mereka merespon informasi itu karena peduli, ada sebuah rasa keterhubungan yang membuat mereka merasa nyaman dan tergugah untuk merespon informasi itu dengan positif.

Rasa terhubung yang menjadikan seseorang tergugah untuk memberikan respon positif pada orang lain inilah yang disebut rapport.

Tidak ada definisi khusus untuk menjelaskan apa itu rapport, saya lebih suka mengatakannya sebagai keterhubungan emosional yang menjadikan dua orang atau lebih terhubung di satu frekwensi yang sama.

Rapport adalah kunci penting di balik sebuah hubungan dan komunikasi. Karena adanya rapport-lah seseorang bisa merespon positif pada sebuah informasi atau instruksi dan bahkan kalau pun harus mengorbankan hal-hal yang ada pada dirinya (mengeluarkan waktu, tenaga atau biaya), dengan kata lain rapport selalu berhubungan dengan kepercayaan secara emosional.

Penjualan berkualitas terjadi karena adanya rapport yang menghubungkan pembeli serta penjual dan menghasilkan respon positif di antara keduanya, sampai pembeli bersedia meluangkan waktu, tenaga dan dan biayanya untuk membeli.

Pembelajaran berkualitas terjadi karena adanya rapport yang menghubungkan sang pengajar dan pembelajar yang membuat proses pembelajaran menjadi terasa nyaman bagi keduanya. Perubahan berkualitas terjadi pada diri klien karena adanya rapport dengan Coach yang membantunya. Kemajuan organisasi diperoleh karena adanya rapport antara pemimpin dan anggotanya dimana semua orang merasa terhubung untuk menuangkan upaya terbaiknya demi visi yang sama.

Rapport menentukan seberapa jauh seseorang rela melakukan banyak hal di luar kebiasaan normalnya untuk menjaga keterhubungan yang sudah terjalin antara dirinya dengan orang yang terhubung dengannya.

FONDASI DARI RAPPORT

Salah satu bentuk paling klasik dalam komunikasi adalah pembicaraan, sebuah interaksi dua arah secara verbal. Untuk itu, pertama-tama, pikirkan dua jenis situasi sebagai berikut:

• Situasi ketika Anda berada di sebuah pembicaraan bersama orang yang sudah lama Anda kenal, yang Anda merasa nyaman bersama mereka, Anda terlibat di pembicaraan seru yang sangat Anda nikmati.

• Situasi ketika Anda berada di sebuah pembicaraan bersama orang yang relatif baru Anda kenal. Namun Anda merasa nyaman bersama mereka, Anda terlibat di pembicaraan menarik yang Anda nikmati.

Sekarang waktunya kita sadari hal menarik, kedua situasi di atas menyajikan perbedaan mendasar dari segi lamanya Anda mengenal seseorang, namun juga menyajikan persamaan mendasar bahwa terlepas dari seberapa lama Anda mengenal seseorang, selalu ada kemungkinan dimana kita bisa terlibat dalam sebuah pembicaraan yang menarik dan kita nikmati, bahkan dengan orang yang baru kita temui sekali pun.

Dalam banyak kesempatan, rasa nyaman dan saling terhubung ini acap kali bermuara pada munculnya situasi dimana kita larut dalam sebuah pembicaraan dan menikmatinya sampai lupa waktu atau bahkan dengan mudah saling menyetujui pemikiran dengan teman bicara kita.

Sekali lagi, perasaan nyaman dan ‘terhubung’ ketika terlibat dalam suatu interaksi inilah yang kita sebut dengan nama rapport sebuah situasi dimana dua state saling terhubung satu sama lain di tataran yang lebih dalam, di Pikiran Bawah Sadar, baik hal itu disadari atau tidak.

Terlepas dari durasi waktu lamanya kita mengenal dan berinteraksi dengan sesorang, rapport selalu bisa terjalin, namun sering kali hal ini tidak disadari. Dengan titik eksplorasinya pada perilaku manusia, NLP memetakan bagaimana sebetulnya rapport terbentuk secara tidak sengaja dan bagaimana menjadikannya sebuah formulasi yang bisa dilakukan secara sengaja dan dalam waktu singkat.

Jika kita pahami lebih lanjut, bisa kita dapati bahwa Rapport pada dasarnya tersusun atas:

Lamanya Kita Berinteraksi

Ketika kita berinteraksi dengan satu orang atau lebih dalam suatu lingkungan tertentu dan dalam jangka waktu yang cukup lama, lambat-laun seiring berjalannya waktu rapport akan terjalin tanpa disadari, yang membuat kita lebih mengenal orang-orang itu secara intuitif, lebih mengenali cara berpikir mereka.

Rapport yang terjalin dari hasil pengkondisian ini memiliki kualitas yang berbeda, bisa jadi bermuara pada rapport yang positif atau bisa jadi juga negatif, karena terjalin bukan karena keinginan secara sadar, melainkan dari pengkondisian yang tidak disadari.

Kenyamanan Intuitif

Ada kalanya kita baru saja bertemu dengan seseorang dan terlibat dalam sebuah pembicaraan titdak terencana dengannya, lalu mendapati bahwa ada sebuah rasa nyaman untuk terus berinteraksi dengannya. Logika kita tidak tahu mengapa ada rasa nyaman yang muncul, namun intuisi kita merasakan itu.

Jika kita hubungkan dengan bahasan sebelumnya, kenyamanan intuitif ini sebenarnya muncul dari pertemuan antar state yang beresonansi secara positif, yang kemudian saling mempengaruhi, memberikan perasaan nyaman. State berada di ranah vibrasi dimana getaran ini tidak bisa dilihat namun bisa dirasakan, kenyamanan yang muncul dari resonansi vibrasi inilah yang dirasakan secara intuitif.

Adanya Kesamaan

Secara logis dan emosional, kita memiliki kecenderungan mendasar untuk mencari-cari persamaan dengan orang lain, semakin banyak persamaan antara kita dengan mereka maka semakin mudah rapport terbangun, begitu juga sebaliknya, semakin banyak perbedaan maka kualitas rapport akan semakin sulit untuk terbangun.

Kesamaan ini terbagi atas kesamaan latar belakang diri, kesamaan world model, atau persepsi atas topik yang dibicarakan, kesamaan secara fisik yang bisa terlihat (visual), cara berbicara (auditory) dan kesamaan state (kinesthetic).

Perasaan Terhubung Ketika Bicara

Bisa jadi dalam situasi lain kita mendapati seseorang yang memiliki banyak persamaan yang kita sadari, terutama dari segi latar belakang, namun entah kenapa di level yang lebih dalam seolah ada hal tertentu yang membuat ada ganjalan.

Ganjalan ini bisa jadi berupa perbedaan world model, yang dalam hal ini mencakup persepsi dan wawasan, atau bisa juga perbedaan Representational System, berkaitan dengan cara kita mengekspresikan world model, yang membuat kita merasa pembicaraan menjadi tidak ‘nyambung’ adanya.

Maka perasaan terhubung ada dalam bentuk ada rasa ‘nyambung’ ketika berinteraksi dengan orang itu, baik dari segi pemikiran dan cara mengekspresikannya.

Adanya Perhatian dan Apresiasi

Faktor penentu berikutnya yaitu adanya perhatian dan apresiasi yang berlaku dua arah, artinya kita merasa teman bicara kita memerhatikan dan mengapresiasi keberadaan dan pemikiran kita, kita juga memiliki dorongan untuk mengapresiasi dan memerhatikannya.

Tanpa adanya perhatian dan apresiasi, nuansa interaksi akan terasa hambar karenanya. Menariknya, perhatian dan apresiasi bisa menjadi sebab dan bisa menjadi akibat dari rapport, bisa juga menjadi akibat. Artinya, karena adanya perhatian dan apresiasi bisa muncul rapport dan begitu juga sebaliknya, karena adanya rapport maka muncul perhatian dan apresiasi.

MEMBANGUN INSTANT RAPPORT

Jika sifat alami rapport terbangun atas kelima faktor yang sudah dibahas sebelumnya, jadi bagaimana prinsip dan teknik membangun rapport? terutama secara sengaja dan dalam waktu cepat?

Yaitu dengan mengadaptasi faktor-faktor yang sudah dibahas sebelumnya, atau tepatnya empat faktor saja, yaitu faktor kedua sampai keempat, karena faktor pertama yang berhubugan dengan lamanya waktu berinteraksi tidak termasuk pada pembentukan rapport secara sengaja.

Apa pun profesi atau aktivitas Anda, rapport menjadi kunci penting atas keefektifannya, seorang tenaga penjual akan kesulitan menutup penjualan tanpa adanya rapport, seorang orang tua akan sulit menjalin pendekatan pada anaknya dan masih banyak lagi contoh aktivitas lain yang akan terhambat efektivitasnya tanpa adanya rapport.

Berdasarkan prinsip yang sudah dibahas di bagian sebelumnya, maka berikut ini adalah prinsip dan teknik membangun rapport yang bisa kita lakukan secara sengaja dalam suatu interaksi:

Kenyamanan Intuitif

Meski apa yang kita kenal sebagai kenyamanan intuitif ini seolah sulit untuk dipetakan, karena sifatnya yang bersifat intuitif, justru proses pemetaannya lebih sederhana dalam NLP.

Tips praktis meengembangkan kematangan intuitif adalah dengan mengakses state positif dalam diri kita, sebuah State gembira dan senang untuk bisa berkomunikasi dengan teman bicara kita, seperti sedang berbicara dengan sahabat yang lama sekali tidak berjumpa. Akses state ini, niatkan untuk menujukan state ini agar ‘terpancar’ ke teman bicara kita dan membayangkan state itu ‘menyelimutinya’.

Adanya Kesamaan

Persamaan secara sengaja bisa kita ciptakan dengan melakukan proses yang dalam NLP disebut sebagai matching & mirroring, yaitu tahapan awal memasuki model dunia seseorang dengan cara menyamakan aspek-aspek termudah yang bisa kita samakan, yaitu bahasa tubuh dan gestur, sederhananya kita seolah-olah menjadi cermin yang memantulkan diri orang tersebut.

Tahapan matching & mirroring perlu dilakukan seluwes mungkin agar nampak alami dan tidak mencolok. Dalam tahapan awal biasanya kita melakukan partial matching & mirroring dimana kita hanya ‘meniru’ bagian kecil dari fisiologi teman bicara kita, jika ia bertolak pinggang dengan bertumpu pada satu kaki misalnya maka kita hanya sebatas bertumpu pada satu kaki namun dengan tangan tetap berada di posisi yang lain, ada bagian kecil yang sama dalam interaksi ini namun tidak terlalu mencolok.

Barulah seiring kedalaman pembicaraan yang semakin meluas kita bisa mulai meningkatkan intensitas matching & mirroring ini sampai menjadi full body matching & mirroring, dimana hampir keseluruhan postur kita menunjukkan kesamaan dengan fisiologi teman bicara. Sebagaimana fisiologi membentuk state, jangan heran kalau di situasi ini kita bisa ikut merasakan state teman bicara kita dan bahkan seolah-olah mengetahui isi pikirannya!

Di level yang lebih jauh lagi, kesamaan ini bukan hanya sekedar di bahasa tubuh, melainkan sampai ke tataran world model dimana kita seolah berada satu pemikiran dengan orang itu dan bahkan sampai kepada penggunaan representational system yang sama.

Perasaaan Terhubung Ketika Bicara

Yang satu ini merupakan tahapan lanjutan yang hanya bisa dilalui jika tahapan sebelumnya sudah terlewati dengan baik, ini adalah tahapan dimana kita mulai memasuki world model teman bicara kita atau dalam NLP disebut sebagai pacing.

Ini adalah tahapan dimana pikiran bawah sadar sudah semakin terhubung dan membangun frekwensi yang sama sehingga seolah menjadi satu kesatuan karena merasakan kesamaan dalam hal world model, fisiologi dan representational system.

Diibaratkan keilmuan Taichi dimana kita menyerap tenaga lawan kemudian menggunakan tenaga itu untuk membalikkan arah serangan, pacing adalah proses dimana kita meluangkan waktu dan tenaga untuk memasuki model dunia teman bicara kita, sampai titik dimana kitalah yang membawa teman bicara ini memasuki model dunia kita, hal ini dalam NLP disebut sebagai pacing & leading.

Adanya Perhatian dan Apresiasi

Inilah satu tahapan yang harus tetap dijaga sepanjang prosesnya, kalau pun kita tidak terlalu menguasai matching & mirroring, sesungguhnya perhatian dan apresiasi – yang diiringi dengan state ketulusan pada teman bicara – adalah cara terbaik melakukan pacing & leading.

Banyak orang yang sedemikian fokus pada matching & mirroring sampai-sampai lupa memberikan perhatian dan apresiasi padahal kedua hal inilah yang menjadikan interaksi bermakna, bisa dikatakan bahwa inti membangun instant rapport adalah ‘memanusiakan manusia’ dengan memenuhi kebutuhan emosinya secara mendasar dan menjadi pribadi yang menyenangkan bagi mereka, perasaan ‘terpenuhi’ oleh kehadiran seseorang inilah yang menjadikan teman bicara kita merasa kehadiran kita ‘melengkapi’ dirinya, disinilah rapport terjalin.

Sebagai seorang pembelajar NLP (bahkan sebagai manusia), penting adanya untuk bisa menjalin rapport dengan lingkungan sekitar sebaik mungkin, dari rapport inilah segala bentuk efektivitas komunikasi dan hubungan bermula.

Ingin mengetahui lebih jauh tentang NLP Coaching? Memerlukan layanan NLP Coaching untuk membantu Anda dan/atau kerabat Anda yang membutuhkannya? Atau ingin mempelajari NLP Coaching secara serius sampai bisa berpraktik secara profesional dan sistematis? Silakan menghubungi ke kontak yang tertera.